Manažerské informační systémy

Manažeři mohou dosahovat dlouhodobého úspěchu pouze tehdy, pokud se při rozhodování řídí fakty – konkrétními čísly. Tyto údaje jsou však nezbytné pro marketing, prodej a dnes už také výrobu, sledování spokojenosti zákazníků, kvality dodavatelů či struktury zaměstnanců. Podívejte se na Základní pojmy manažerské informatiky.

Tabulkové procesory, jako jsou Excel, Lotus či Quattro, přinesly v první polovině devadesátých let v tomto směru revoluci. Manažeři a podnikoví analytici si mohli sami vybírat nejdůležitější údaje a řadit je, třídit, analyzovat a vytvářet z nich kvalitní podklady. Přesnější, cílenější a podrobnější informace znamenaly rychlejší a kvalitnější rozhodování. Informace se stala konkurenční zbraní. Kdo má rychlejší přístup ke kvalitnějším informacím, získává výhodu. Ostatní ho musí dohánět. Odpovědí jsou komplexnější analýzy, více údajů a stále nižší úroveň sumarizace. V tomto případě však tabulkové procesory narazily na své limity. (Zdroj: neuron.tuke.sk)

Manažerský informační systém

Manažerský informační systém (MIS) lze definovat jako informační systém na manažerské úrovni řízení organizace, který slouží k plánování, kontrole a rozhodování prostřednictvím pravidelných přehledů a hlášení o mimořádných situacích. Tyto systémy využívají funkcionalitu systémů business intelligence. Typy IS najdete na stránce Typy IS a informační pyramida.

Manažerský informační systém je systém sestávající ze zaměstnanců, technických a programových prostředků, který zajišťuje shromažďování, přenos, ukládání, výběr, zpracování, distribuci a prezentaci informací potřebných pro rozhodování tak, aby řídicí pracovníci mohli vykonávat své řídicí funkce ve všech složkách řídicího systému. Podívejte se na hlavní atributy MIS.

Architektura informačních systémů v podniku

Každý typ podnikového informačního systému slouží konkrétní funkční oblasti, pro kterou je navržen a pro kterou splňuje určitá kritéria. Jednotlivé informační systémy jsou také určeny odpovídajícím skupinám uživatelů.

Pyramida podnikových informačních systémů rovněž znázorňuje úroveň postavení specifických systémů v rámci organizační struktury podniku. Tato struktura se obvykle dělí na tři základní úrovně – strategickou, taktickou a operativní.

Strategické řízení podniku

Na nejvýše postavené strategické úrovni působí EIS (Executive Information Systems), které tvoří aplikace a nástroje na podporu vedení podniků a institucí. Jsou koncipovány přímo pro potřeby vrcholového managementu, který se zabývá tvorbou dlouhodobého operačního plánu, plánováním obratu a hospodářských výsledků podniku. EIS využívají jako zdroj vstupních dat informační systémy nižších úrovní.

Taktické řízení podniku

Posláním středního managementu je řídit podnik po taktické stránce, přičemž jeho hlavním úkolem je správa rozpočtu a plánování výroby. Pro taktickou úroveň řízení podniku je charakteristické využívání MIS (Management Information Systems), jejichž relevantní podmnožinu tvoří systémy na podporu rozhodování DSS (Decision Support Systems).

Systémy typu MIS vycházejí z ekonomických a účetních systémů. Poskytují analýzy obchodních záležitostí týkajících se podniku z různých úhlů pohledu, přičemž analyzují určitý objem dat a pomocí rozhodovacích metod nabízejí manažerům možnosti řešení, případně usměrňují jejich postup.

Operativní řízení podniku

Předmětem operativního řízení podniku je zpracování objednávek, realizace výroby a vedení evidence samotných zaměstnanců. Uživatelé k tomu obvykle využívají transakční systémy TPS (Transaction Processing Systems).

Systémy operativní úrovně integrují interní obchodní procesy podniku do samostatného celku a slouží k automatizaci administrativních úkolů, jako jsou fakturace, inventarizace a mzdy. Do TPS spadá několik systémů, z nichž každý pokrývá specifickou oblast běžných podnikových procesů. (Zdroj: Bc. Matúš Chamula, Manažérske informační systémy a jejich úloha v řízení podniku, Brno, 2010, is.muni.cz)

Systémy operativního řízení podniku

Supply Chain Management

Jedním z důležitých organizačních procesů je řízení a správa celého dodavatelského řetězce, o které se starají systémy SCM (Supply Chain Management). Řízení dodavatelských subjektů pomocí příslušného informačního systému přináší na jedné straně optimalizaci efektivity zpracování jednotlivých objednávek a na straně druhé zvyšuje spokojenost zákazníků.

Systémy SCM pomáhají řídit a koordinovat činnosti spojené s výrobou, nákupem a distribucí produktu. Spravují vše od počátečních fází výroby až po dodání produktu konečnému spotřebiteli [8]. Využitím systémů SCM lze efektivně řídit dodávky materiálů a služeb, snížit potřebné náklady a tím dosáhnout poklesu výsledné ceny produktu.

Customer Reliationship Management

Mezi operativní cíle podnikatelských subjektů patří také zlepšování spolupráce se zákazníky. Jde především o získávání nových zákazníků a efektivní komunikaci se stávajícími zákazníky. Cílem těchto aktivit je porozumět požadavkům zákazníků a předvídat jejich potřeby, což přispívá k celkovému zkvalitnění poskytovaných služeb.

Administrací prvků dané oblasti se zabývají systémy typu CRM (Customer Reliationship Management), nazývané také systémy řízení vztahů se zákazníky. Úkolem těchto systémů je shromažďovat a zpracovávat podrobné informace o zákaznících a také archivovat podrobnosti o komunikaci zákazníků s podnikem.

Enterprise Resource Planning

Základním předpokladem úspěšného podnikání je finanční zisk a jeho maximalizace. Tento fakt je nejčastějším prvkem obchodní strategie každého podniku. K dosažení zisku je především nutné, aby podnik efektivně nakládal se zdroji, které má k dispozici, a tím zvyšoval úspory v investicích. Řešení této problematiky zajišťují systémy ERP (Enterprise Resource Planning).

Systémy ERP jsou zaměřeny na plánování a řízení různorodých podnikových procesů, jako jsou výroba, prodej, správa financí či logistika [8]. Implementace těchto systémů v konečném důsledku zefektivňuje průběh ekonomických procesů a může urychlit celkový růst podniku.

Požadavky a výhody MIS

Masový rozvoj počítačů a pokroky v softwarovém inženýrství přinesly novou kvalitu podnikových analýz. Vznikla nová generace softwarových systémů, tzv. business intelligence (BI), někdy označovaných také jako manažerské informační systémy. MIS je výkonný nástroj určený především pro vrcholovou úroveň řízení, který podporuje strategické rozhodování. Umožňuje vrcholovému managementu získat informace potřebné k efektivnímu a úplnému rozhodování, efektivně využívat vnitropodnikové informace a zajistit standardizovaný přístup k informacím. Klasifikaci manažerských informačních systémů najdete na stránce Klasifikace MIS.

Složky MIS

Složky informačního systému se nazývají subsystémy MIS a jsou to:

subsystém shromažďování údajů – podle místa vzniku a místa shromažďování údajů rozlišujeme:
- centralizované shromažďování: prvotní doklady se předávají k zaznamenání mimo podnik,
- decentralizované shromažďování: údaje z prvotních dokladů se zaznamenávají přímo v podniku, respektive v místě svého vzniku,
subsystém přenosu údajů představuje fyzický nebo elektronický přenos na místo uložení či zpracování,
subsystém ukládání a uchovávání údajů (databáze)
subsystém výběru údajů – výběr údajů z příslušného paměťového média ke zpracování,
subsystém zpracování údajů zajišťuje funkční zpracování a aktualizaci údajů, jejich agregaci a výpočty. Výsledkem jsou výstupní informace,
subsystém prezentace a distribuce zajišťuje prezentaci informací ve vhodné formě a jejich přenos na příslušná řídicí místa ve stanoveném čase.

Hlavní výhody BI

Mezi hlavní výhody business intelligence patří:

zkracuje se čas potřebný k analýze různých typů dat
snadnější práce s informacemi
zvyšuje se schopnost komunikace a porozumění ve firmě
lidé, kteří rozhodují, mají k dispozici lepší podklady a rozhodují se rychleji a spolehlivěji
zvyšuje se produktivita firmy

Vlastnosti MIS

Modul MIS umožňuje provádět libovolné dotazy nad datovou základnou systému v grafické, textové, respektive databázové podobě. Tvorba vlastního metamodelu nahrazuje také finančně velmi nákladnou technologii „Data Warehouse“. Mezi další vlastnosti MIS patří:

jednoduché a intuitivní ovládání
spolehlivost – informace musí být stále k dispozici
vysoká úroveň zabezpečení údajů

Mohlo by vás zajímat:

Hlavní problémy rozvoje MIS
Hlavní problémy rozvoje MIS v podnikové praxi
Nové trendy v rozvoji MIS
Postup při výběru vhodného MIS
Strategické plánování MIS – informační strategie firmy

Nejdůležitější jsou lidé

Při zavádění tohoto systému do firemní strategie nestačí pouze vybrat dobrý systém. Je to jen nástroj, jak efektivně získávat podniková data a analyzovat je. Před nasazením MIS je nutné mít již vybudovanou základní informační strukturu – robustní a spolehlivý podnikový informační systém. MIS totiž vyžaduje spolehlivá data. Podívejte se na Ukázky struktury MIS.

Nejdůležitějším faktorem jsou však lidé – manažeři. Nestačí informace pouze získávat, je třeba umět vybrat z nich to důležité a následně přijmout potřebná opatření. Pokud je úroveň řídicích pracovníků nízká, investice do kvalitnějších informací pravděpodobně pouze prohloubí krizi, v níž se podnik nachází. Pokud ve firmě působí kvalitní manažeři, kteří dokážou získané informace využít, může se firma výrazně posunout daleko před konkurenci.

MIS a jeho technické řešení

Data Warehouse

Data Warehouse (DW) patří k nejmodernějším technologiím používaným jako základ pro budování informačních systémů (IS) na podporu rozhodování. Shromažďuje data podle mnoha výběrových a třídicích hledisek (například územních, organizačních, časových apod.). Úkolem DW je pomáhat uživatelům při řešení obchodních problémů.

Databázi tvoří:

konsolidovaná kopie dat generovaných produkčními (operačními, OLTP – On Line Transaction Processing) systémy podniku
metadata (údaje o údajích – popis, definice atd.) a repozitáře (datové struktury pro vývojové a administrační nástroje)

Podstatou Data Warehouse je vybudování datového skladu (DW), který má v organizaci vytvořit jednotnou, homogenní datovou základnu, nad níž lze efektivně nasazovat nástroje a systémy Business Intelligence (BI) na podporu manažerského rozhodování. Vybudování DW však není bezpodmínečně nutné. O tom, zda je třeba datový sklad vybudovat, rozhoduje stav primárních databází, respektive stav určitých datových zdrojů, k nimž mají nástroje BI přistupovat, celkový objem zpracovávaných dat, jejich struktura a požadavky na rychlost zpracování. Ne vždy se postupuje cestou jednorázového vybudování „celopodnikového datového skladu“, častěji se však uplatňuje metodika postupného vytváření menších datových skladů – tzv. datových tržišť (Data Marts).

Data Mart

Data Mart (DM) je datový sklad určený pro konkrétní oblast podniku. Konečným cílem Data Warehousingu je poskytovat čitelné, uspořádané a analyzovatelné informace dostupné v reálném čase z co největšího počtu podnikových databází, využitelné pro řízení firmy. Za účelem optimalizace analýzy těchto údajů se jejich část přesouvá z DW na tzv. OLAP server (On Line Analytical Processing), jehož databáze má obvykle multidimenzionální charakter.

Business Intelligence

Vybudování datového skladu, respektive datového tržiště, může za určitých okolností přispět k úspěšnému nasazení nástrojů business intelligence (BI) v navazujících vrstvách zpracování dat a informací. V současnosti se stále zvětšuje množství dostupných údajů a pro uživatele je stále obtížnější najít a vybrat ty nejvhodnější. Problém spočívá v tom, že podnikový informační systém je založen na databázových technologiích, a tím podporuje transakční zpracování údajů (OLTP).

Takový systém v současnosti nedokáže nabídnout porovnání aktuálního stavu ekonomických a obchodních ukazatelů s cíli podniku a většinou také neumožňuje rychle identifikovat problémy a analyzovat jejich příčiny. Proto dnes mnoho vyspělých společností přistupuje k dalšímu kroku a při rozhodování využívá technologii analytického zpracování OLAP.

Ukládání dat

Původní transakční systémy (OLTP) byly budovány především pro účely sběru a uchovávání dat. Pro vytváření vícerozměrných analýz jsou však nevhodné. Multidimenzionalita se proto technicky realizuje prostřednictvím multidimenzionální databáze, která umožňuje modelovat obchodní a manažerské úlohy ve více dimenzích, a tím realizovat analýzu OLAP. V rámci analýzy OLAP lze k datům přistupovat třemi různými způsoby:

Nástroje MOLAP jsou zaměřeny na práci s multidimenzionální databází (MDDB).
Nástroje ROLAP jsou určeny pro práci s relační databází (RDBMS).
Nástroje HOLAP představují optimální kombinaci předchozích technologií.

Prezentaci údajů (informací, znalostí) na podporu rozhodování tedy předcházejí tři fáze jejich získávání.

On Line Data Processing – OLAP

Datová základna systému

Je-li transakční systém, z něhož získáváme data, relativně malý, objem dat v něm dosahuje řádově gigabajtů a zároveň používá jedinou dimenzi sledovaných ukazatelů (například časovou dimenzi s intervalem plnění jeden týden), dospějeme po několika týdnech k datovému skladu.

Nejjednodušším nástrojem je převodní program, který dokáže číst data z několika typů databází, případně ze souboru, a ukládat je do cílové databáze. Takový nástroj obvykle neumí data agregovat, přiřazovat atributy ani rozdělovat data do vícerozměrných struktur. Celé vytvoření struktury datového skladu pak musí provést nějaká jiná aplikace.

Reporting, monitorování, ad-hoc dotazování

Do této kategorie patří programy umožňující pokládat dotazy nad databází a jednoduše formátovat odpovědi na ně. Vytvořené dotazy se obvykle ukládají do tabulek v tabulkových procesorech.

Největší rozdíl mezi nabízenými produkty spočívá v uživatelském rozhraní. Nejjednodušší z nich umožňuje zadávat dotazy výběrem položek z databáze. Složitější nástroj umožňuje seskupovat výsledky podle různých kritérií, zadávat složitější podmínky pro položky apod.

Data Mining

Programy provádějící dolování dat (data mining) se snaží nabídnout odlišný pohled na fakta o firmě. K prezentaci výsledků se používají různé podoby stromových struktur, v jejichž každém uzlu dochází k dělení podle některé z dimenzí. Výběr dimenzí pro dělení se provádí na základě vyhodnocení jejich rozlišovací schopnosti (tzv. klasifikace). U částí vzniklých dělením se proces opakuje tak dlouho, dokud data nejsou rozdělena podle všech dimenzí.

Dalším způsobem dolování dat je vytváření histogramů podle dimenzí. Histogramy zobrazují počty hodnot odpovídajících dané hodnotě nebo intervalu v některé dimenzi.

Dalším způsobem dolování dat je analýza vzájemné závislosti jednotlivých faktů. Program by měl odhalit závislosti (například uzavření jedné prodejny v určitém městě pravděpodobně povede k poklesu tržeb v tomto městě), především se však snaží najít závislosti, které nelze odvodit z přirozeného chování. Znalost a využití těchto neobvyklých závislostí může přispět k získání určitých výhod oproti konkurenci.

Podívejte se také: