Ukládáte si své dokumenty, fotky a další důležité doklady pravidelně? Stačí chvilička a vše může být navždy pryč. Buď vám vypoví službu počítač, nebo se stanete obětí počítačového viru. Všechno je možné, proto buďte připravení a pravidelně svá data zálohujte. V článku vám poradíme, jak na to, a vysvětlíme rozdíl mezi zálohováním a archivací dat.
Co je to zálohování dat?
Zálohování je proces ukládání důležitých dat na externí média, jako jsou pevné disky nebo cloudová úložiště. Hlavním účelem zálohování je zajistit možnost obnovení dat v případě jejich ztráty, jedná se tak o ochranu před nečekanými událostmi, jako jsou hardwarové závady, útoky hackerů, přírodní katastrofy nebo také lidské chyby.
Jak zálohovat data?
Ukládat můžete ručně, nebo automaticky, přitom každý způsob má své výhody i nevýhody. Pokud se rozhodnete pro ruční neboli manuální zálohování dat, jednoduše zkopírujete vybraná data a přesunete je na vaše úložiště. Tento způsob má ovšem jednu velkou nevýhodu – na zálohování musíte neustále myslet a provádět ho osobně, ukládání tak nemusí být dostatečně pravidelné.
Naopak automatické zálohování dat probíhá v pravidelných intervalech a bez nutnosti vaší asistence. Pro tento způsob můžete využít program na zálohování dat a nastavit ukládání na konkrétní čas každý den či každý týden. Zároveň si v něm zvolíte, jaké soubory či složky se mají zálohovat. Automatický způsob zálohování dat poskytuje vyšší úroveň ochrany a minimalizuje riziko ztráty v důsledku lidské chyby nebo nedostatku pravidelnosti.
Co je to archivace dat?
Archivování je přesun už neaktuálních dat na archivní média, ať už z firemních důvodů, nebo požadavků daných legislativou. Hlavním účelem archivace je dlouhodobé uchování informací, kde prioritou není jejich rychlá obnova, alezachování záznamů z historie po delší časové období.
To se často týká daňových dokladů a účetních záznamů, které musíte ze zákona shromažďovat po určitou dobu, a celkově všech souborů, které nejsou potřeba pro každodenní chod firmy.
Povinnost archivace dat
Povinnost archivovat data přichází ve chvíli, kdy uzavíráte daňové a účetní doklady, uchováváte je totiž pro případ kontroly od finančního úřadu a abyste dodrželi zákon. Délka archivace se odvíjí od toho, zda jste plátci, nebo neplátci DPH, a zda vedete daňovou, či účetní evidenci. Jakmile však zákonná lhůta archivace vyprší, můžete vše skartovat.
Jaký je rozdíl mezi zálohováním a archivací dat?
Zálohování i archivace spočívá v přenesení dat z jednoho úložiště na druhé s cílem budoucího využití, tímto ale jejich podobnost končí. Existuje totiž několik zásadních rozdílů, jako je účel uchovávání dat, interval ukládání či typ použitého úložiště.
Hlavním rozdílem mezi archivací a zálohováním je typ ukládaných dat:
- Zálohování – ideální pro aktivní data, se kterými pracujete, upravujete je a používáte je ve své práci každý den. To zahrnuje například provozní informace, nedokončené dokumenty a probíhající projekty.
- Archivace – vhodné pro data, která už aktuálně nevyužíváte, to zahrnuje dokončenou projektovou dokumentaci, korespondenci, staré fotografie a videa, neaktuální informace atp.
Každý proces vyžaduje také specifický typ úložiště nebo zálohovacího systému:
- Zálohování – používají se rychlá přepisovatelná média s vysokou zápisovou kapacitou a rychlostí obnovy dat (například pevné disky, SSD disky, disková pole).
- Archivace – používají se odolná vysokokapacitní média (například magnetické pásky), která nemusí být přepisovatelná.
Odlišnosti najdete také v intervalu ukládání dat:
- Zálohování – probíhá obvykle pravidelně (zpravidla v denním či týdenním intervalu).
- Archivace – probíhá nepravidelně, a to zejména, když se objeví soubor vhodný k archivaci (například po účetní uzávěrce).
Kam ukládat firemní data?
Dříve stačilo uchovávat dokumenty v krabici nebo šuplíku, jenomže doba pokročila a vše se přesouvá do online prostředí. Tím se zálohování firemních dat stává snazší a bezpečnější variantou, přesto je skladování tištěných dokumentů stále jednou z dostupných možností.
Než začnete firemní dokumenty zálohovat, zvažte, kam je umístíte. Vybrat si totiž můžete ze dvou typů zálohování dat:
- Lokální zálohování dat – data se ukládají na fyzické úložiště vlastníků firmy (externí pevné disky, flash a síťové disky).
- Online zálohování dat – data se ukládají na vzdálené servery umístěné v datových centrech poskytovatelů cloudových služeb (cloudové servery).
Nevýhodou lokálního zálohování je riziko ztráty dat v důsledku poškození nebo zničení fyzického úložiště, například při požáru, krádeži nebo technické poruše. Naopak k online zálohování vám stačí internet a cloudové úložiště, kromě toho oceníte automatickou synchronizaci dat, šifrování během přenosu i odolnost vůči katastrofám.
Ať už si vyberete jakýkoliv způsob ukládání i typ média, rozhodně svá data pravidelně zálohujte.
Zdroj foto: Tanoy1412 / Shutterstock.com