Místo informačního systému v systému řízení

Výskyt informací je nejdůležitější podmínkou pro manažery, aby mohli přijímat rozhodnutí, která si daná situace vyžaduje. Když se manažerům nahromadí velké množství informací, využijí ve svůj prospěch informační systémy, které jim usnadní práci.

Informační systém

„Pod pojmem informační systém budeme chápat systém sestávající z lidí, technických a programových prostředků k zajištění sběru, shromažďování, přenosu, ukládání, zpracování, výběru, distribuce a prezentace informací pro potřeby rozhodování tak, aby řídicí pracovníci mohli vykonávat své řídicí funkce ve všech složkách řídicího systému.“ [1]
Informační systém soustřeďuje pro manažera prvotní údaje, z nichž následně vybere a transformuje nejpotřebnější informace. Ty jsou důležité proto, aby měl přístup k údajům a mohl se soustředit na prezentaci a uplatňování výstupů z informačního systému při řízení organizace.

Úloha informačního systému

„Základním obecným úkolem informačního systému je zajistit dostatek relevantních, správných a přesných informací v potřebných termínech a v požadované formě pro přípravu rozhodnutí.“ [2]
Sám manažer není schopen zpracovat všechny potřebné informace, nemohl by se jim věnovat nepřetržitě bez odpočinku a nebyl by informován o důležitých termínech a událostech. Proto manažerům pomáhají informační systémy, které zpracovávají a poskytují informace ve správný čas, potřebné pro řízení organizace. Manažer takto získané informace uplatňuje při řízení daného objektu.
Získávání informací vyžaduje od organizace mnoho času a úsilí, než získá relevantní a dostačující informace pro chod svého provozu. Každému zdroji je přiřazena jiná váha a obsah, a to jak z hlediska kvality, tak relevance informací. Informační zdroje může management organizace získávat z externího prostředí podniku i z interních zdrojů.

Zdroje informací

„Základní informace získává management podniku z vnitřních zdrojů firmy, např. z vlastního účetnictví a statistické evidence. Informace lze získat z rozborů ekonomické činnosti podniku, velikosti zásob, cyklu objednávek apod.“ [1]
„Organizace má k dispozici informace vycházející z vnitřního prostředí podniku, ale také z vnějších, podniku vzdálených zdrojů. ‚Získávání informací z vnějšího prostředí je v podstatě předmětem marketingového výzkumu. Při zkoumání informačních zdrojů se vychází ze sledování závislosti informačních zdrojů na velikosti podniku.‘“ [2]
Získávání informačních zdrojů se výrazně liší v závislosti na velikosti organizace. Mohou na něj však mít vliv i jiné podmínky.
„Dalším významným pramenem, z něhož manažer čerpá množství informací, je ‚evidence (evidenční listy, zakládací štítky), technická dokumentace (projekty, výkresy, normy), informace normativního charakteru (plány, příkazy, směrnice, opatření, instrukce), pozorování, rozhovory, porady, konzultace, schůze a stálá paměť manažera (zkušenosti, vědecké poznatky).‘“ [3]
Jde o specifické typy informací, s nimiž manažer přichází pravidelně do styku.
[1] Dudinská, E. 1996. Manažérska informatika. Košice : IRISH PUBLISHING. 1996. 128 s. ISBN 80-967048-7-7. s. 49.
[2] Dudinská, E. 1996. Manažérska informatika. Košice : IRISH PUBLISHING. 1996. 128 s. ISBN 80-967048-7-7. s. 50.
[3] Hapáková, A. 2008. Informačné systémy pre manažment. Prešov : DATAPRESS. 2008. 60 s. ISBN 978-80-967289-4-7. s. 8.