EuroEkonóm.sk
Manažeři mohou mít dobrou intuici, vytrvalost a schopnost jednat s lidmi. Dlouhodobého úspěchu však mohou dosáhnout pouze tehdy, pokud se při rozhodování řídí fakty – konkrétními čísly. Platí to především pro oblast financí. Konkrétní číselné údaje jsou však nezbytné také pro marketing, prodej a dnes už i výrobu, sledování spokojenosti zákazníků, kvality dodavatelů či struktury zaměstnanců. I když řízení lidí zůstane vždy tak trochu uměním, kvantitativní ukazatele se stávají stále důležitějším pomocníkem každého manažera.
Tabulkové procesory jako Excel, Lotus či Quattro přinesly v první polovině devadesátých let v tomto směru rozsáhlou revoluci. Manažeři a podnikoví analytici si mohli sami vybírat nejdůležitější údaje a řadit je, třídit, analyzovat a vytvářet z nich kvalitní podklady. Přesnější, cílenější a podrobnější informace znamenaly rychlejší a kvalitnější rozhodování.
Konkurence se zostřila. Informace se stala konkurenční zbraní.
Kdo má rychlejší přístup ke kvalitnějším informacím, získává výhodu. Ostatní ho musí dohánět. Tabulkové procesory však narazily na omezení!
Jak zpracovat sto tisíc prodaných položek za poslední rok? Jak je zkombinovat se stavem zásob a nákupem materiálu? Kterých deset produktů nejvíce ovlivnilo hospodářský výsledek za poslední tři měsíce? Čím to bylo způsobeno? Každý, kdo s tím má zkušenosti, ví, že takové analýzy trvají hodiny, dny, ba i déle.
Proto se objevily nové koncepce. Masové rozšíření osobních počítačů a pokrok v softwarovém inženýrství umožnily další kvalitativní posun v podnikových analýzách. Vznikla nová generace programových systémů, tzv. business intelligence, někdy označovaných také jako manažerské informační systémy, které si velmi rychle začaly získávat oblibu u manažerů a analytiků.
Jde o specializované nástroje, které umožňují přímý přístup k milionům údajů.
Už není potřeba pracně zadávat údaje do tabulek ani kopírovat a přesouvat řádky a dávat pozor, aby se nepoškodily výpočetní vzorce nebo nevymazaly záznamy. Uživatel jednoduše získá přístup k již předzpracovaným a vytříděným informacím připraveným k analýze.
Tyto programy se zpravidla velmi snadno ovládají, takže člověk zvládne základy ovládání za 20 minut a může začít pracovat.
Díky business intelligence má každý, kdo to ke své práci potřebuje, nepřetržitý přístup k aktuálním informacím z podnikového systému. Každý se však může dostat pouze k těm údajům, k nimž má přístupová práva.
Ještě důležitější však je, že informace jsou již předpřipravené k analýze. Uživatelé nemusí shromažďovat a kombinovat údaje z různých zdrojů. Místo toho si pouze vyberou, zda se chtějí podívat například na konkrétní nákladové účty v určitých střediscích, nebo na tržby, slevy a hrubou marži pro jednotlivé skupiny zboží rozdělené podle zákazníků.
Analytik nebo manažer s informacemi pracuje interaktivně, vybírá si, které sloupce chce zobrazit, může filtrovat určité skupiny údajů, řadit je podle různých kategorií, definovat písmo, pozadí a další parametry. A to vše bez jakéhokoli programování, přičemž má přístup k aktuálním údajům z celého systému.
Jednotlivé informace si samozřejmě může uspořádat do různých tabulek nebo grafů.
Hlavní výhody, které business intelligence přináší, jsou:
• Výrazně se zkracuje čas potřebný k různým typům analýz. (Co dříve trvalo hodiny, lze nyní stihnout za několik minut. To znamená, že jednotliví uživatelé mohou provádět více a komplexnějších analýz nebo jim zbude více času na jiné činnosti.)
• Díky snadnému použití mohou s informacemi pracovat i lidé, kteří předtím nikdy s počítačem nepracovali. („Můj počítač mi sloužil jen jako hodinky za 4 000 dolarů na pracovním stole, dokud jsem nedostal Cognos PowerPlay. Teď si už bez něj nedokážu představit život,“ řekl Pat Elis, skladový manažer společnosti Chevron.)
• Všichni pracovníci mají k dispozici stejné údaje a stejné poměrové ukazatele a používají stejné jednotky. To výrazně zvyšuje schopnost komunikace a porozumění ve firmě.
• Lidé, kteří rozhodují, mají k dispozici kvalitnější podklady, rozhodují se rychleji a spolehlivěji a zvyšuje se jejich produktivita.
• Systém umožňuje sledovat základní ukazatele (jakousi manažerskou palubní desku) a zároveň dynamicky analyzovat podrobnější úrovně a zjišťovat příčiny. (Může jít například o sledování klíčového ukazatele průběžných nákladů a jejich procentuální porovnání s plánem. Pokud se odchylka dostane mimo určité stanovené pásmo, manažer si prohlédne náklady podle jednotlivých skupin a zjistí, že v posledním období rostou náklady na pracovní cesty. Poté se ukáže, že náklady rostou především v jednom středisku. Pokud je systém business intelligence kvalitní, všechny tyto úkony by dohromady neměly zabrat více než pět minut. Zbytek práce zůstává na manažerovi, aby zvážil, zda existuje nějaký důvod, proč pracovníci daného střediska více cestují…)
• Systém zajišťuje vysokou úroveň zabezpečení údajů. Každý uživatel má na základě systému hesel a přístupových práv přístup pouze k určitým údajům. To znamená, že by nemělo dojít ke zneužití údajů.
Základní programové vybavení:
– operační systémy (MS DOS, MS Windows)
– systémové obslužné programy (Norton Commander 😀 )
– …
Standardní aplikační programové vybavení:
– MS Word
– MS Excel
– …
Individuální:
– jde o vlastní řešení MIS, které si firma vytváří sama s využitím vlastních kapacit a odborníků; jde o MIS „šitý na míru“
– výrazně levnější
Univerzální:
– jde o zakoupené hotové řešení MIS, které vytvářejí specializované firmy, například SAP.
Existuje možnost individuálně jej upravit, pokud nevyhovuje našim požadavkům
poměrně drahé, nutnost přizpůsobit ho potřebám firmy, ale možnost rychlého zavedení, vysoká kvalita řešení MIS
