Externí komunikace – komunikace s vnější veřejností

Charakteristika externí komunikace

Komunikace hraje při výkonu manažerské profese naprosto nezastupitelnou roli. Pokud rozebereme jakoukoli definici nebo základní poznatek manažerské teorie, zjistíme, že se s ní setkáváme na každém kroku.
Než lidé začnou firmě důvěřovat, musí ji přijmout – její produkty, image a značku. Aby ji mohli přijmout, potřebují o ní vědět mnoho informací, zejména pozitivních, vhodně zpracovaných a komunikovaných. A právě v tom spočívá podstata firemní komunikace – aby se informace dostaly ke správným lidem ve správný čas na základě dobře promyšlené strategie.
Informace se z firmy či organizace šíří směrem k veřejnosti různými kanály, především však prostřednictvím médií. Firma má jejich prostřednictvím možnost vysvětlovat a informovat širší či užší veřejnost o svých cílech, hodnotách, produktech a jejich vlastnostech. Novináře lze považovat za jakýsi lakmusový papírek veřejného mínění. Na základě jejich názorů a postojů mohou manažeři firmy vidět, jak si asi stojí v očích veřejnosti. Kontinuální a dobře řízené vztahy s médii pomáhají dosáhnout pozitivní publicity a profesního uznání v určité oblasti. Dalšími nástroji firemní komunikace jsou osobní setkání, různé oslavy, speciálně vytvořené příležitosti nebo například návštěvy výrobního závodu.
Externí komunikace je jakákoli komunikace, kterou organizace rozvíjí směrem navenek; vazby na vnější prostředí ji spojují s partnery, ale také s konkurencí. Je založena na úplných a pravdivých informacích a směřuje k cílovým skupinám. Uskutečňuje se prostřednictvím různých prostředků a jejím cílem je vytvářet dobré, a především pozitivní vztahy s veřejností.

Externí okolí organizace

Do externího okolí organizace patří veřejnost, zákazníci, obchodní partneři a státní instituce. Komunikace s okolím může mít různé formy a může probíhat různými kanály – jedním z nejdůležitějších jsou však komunikační prostředky, tedy média.
Externí komunikace zahrnuje komunikaci organizace s jejím okolím, tj. s veřejností, jinými organizacemi, autoritami či úřady. Uskutečňuje se prostřednictvím e-mailů, brožur, informačních bulletinů, reklamy a různých forem multimédií určených k přilákání zákazníků, partnerů a dodavatelů za účelem realizace obchodních transakcí.
Specifickým typem komunikace podniku s externím prostředím je marketingová komunikace. Jejím cílem je napomáhat dosahování vysoké úrovně plnění stanovených cílů podniku, mezi něž patří zejména odpovídající podnikatelský zisk, spokojenost a loajalita zákazníků, pozitivní vztah veřejnosti apod. Praktická realizace marketingové komunikace v malých a středních podnicích na Slovensku se však často soustředí pouze na překonání určité míry neinformovanosti o produktu. Je třeba konstatovat, že takový přístup k marketingové komunikaci přináší pouze omezené krátkodobé výsledky, z čehož vyplývá nízká efektivita, respektive vysoké náklady; navíc se většina informací tohoto typu dostane k nesprávným adresátům. Mezi základní formy externí marketingové komunikace řadíme image, reklamu a public relations.

Komunikace při obchodním jednání

Začátek obchodního jednání

jednání zahajuje domácí hostitel přivítáním hostů a představením svých spolupracovníků (jméno, funkce),
hlavní host poděkuje za přivítání a představí svou delegaci,
bezprostředně po zahájení jednání může hostitel nabídnout občerstvení.

Konec obchodního jednání

dokumenty (smlouvu, změny smlouvy apod.) podepisují vedoucí jednajících delegací (nejvyšší představitelé firem v oddělených místnostech),
zpravidla se podává víno (šampaňské), podepisující partneři pronesou přípitek (nejprve domácí), následuje malé občerstvení.
Zdvořilost je prospěšná, protože pomáhá kompenzovat chyby, kterých se při kontaktu se zahraničními partnery nevědomky dopouštíme.
Mezi obecná pravidla standardních obchodních vztahů patří ohleduplnost, srdečnost, zdrženlivost, respekt, kultivovaný vzhled apod.

Etiketa při obchodním jednání se zahraničními partnery

Kvalitu obchodního styku mezi podnikatelskými subjekty ovlivňuje z hlediska etikety zejména vhodné oblečení, způsob vyjadřování, tón řeči, reakce na různé situace apod. Proto je třeba dbát na zdvořilost při kontaktu a vzájemné komunikaci s obchodními partnery

Komunikace s externí veřejností a vztahy s médii

Vnější komunikace (komunikace s externí veřejností) je práce pro veřejnost, s veřejností a na veřejnosti. Způsob komunikace neurčuje pouze organizace, ale také vnější okolí (tisk, obchodní partneři, propagace, kontakt personálu, sponzorství, spolky); obě složky komunikace musí být bezpodmínečně v souladu.

Externí komunikace firmy

V této lekci zjistíte, jakými formami firma komunikuje navenek (externě). Budete umět identifikovat způsoby, jakými se firma prezentuje veřejnosti. Již víme, že firma je živý organismus, což ji předurčuje ke komunikaci, bez níž by nemohla existovat. Vztahy s veřejností (neboli externí komunikaci firmy) můžeme definovat jako systematickou, cílenou a pravidelnou komunikaci založenou na úplných a pravdivých informacích a směřovanou k cílovým skupinám. Uskutečňuje se prostřednictvím vybraných prostředků a jejím cílem je vytvářet korektní a pozitivní vztahy s veřejností.

Média a firma

V této lekci si osvojíte základní poznatky o masmediální komunikaci. Zjistíte také, co znamená mediální plán a jak provádět monitoring médií. Média jsou mocnou silou současného světa, v němž mají kvalita a rychlost komunikace rozhodující vliv na postavení jednotlivých subjektů ekonomiky či politiky. Schopnost prezentovat své postoje či produkty podmiňuje postavení firem a úřadů, ale také politických stran a jejich představitelů. Monitorování médií a ostatních veřejných informačních zdrojů je přirozenou potřebou společností a institucí. Poskytne informace o tom, jak organizaci vnímá okolí a také jak jsou vnímány ostatní subjekty v oblasti jejích zájmů.

Nástroje prezentace podniku

podniková identita
prezentace firmy na veletrzích a výstavách

Návštěvník může účast na veletrhu nebo výstavě vnímat jako velmi příjemný zážitek. Honosné stánky vystavovatelů, přátelské a vstřícné přijetí, barevné propagační materiály, cílené, strukturované a přehledné informace poskytované na každém kroku jsou doprovodným jevem každé významné výstavní akce. Elegantní dojem, který se nabízí na první pohled, však skrývá desítky hodin příprav