Zálohování, nebo archivace dat? Jaký je mezi nimi rozdíl?

Ukládáte si své dokumenty, fotky a další důležité doklady pravidelně? Stačí chvilička a všechno může být navždy pryč. Buď vám vypoví službu počítač, nebo se stanete obětí počítačového viru. Může se stát cokoli, proto buďte připraveni a pravidelně svá data zálohujte. V článku vám poradíme, jak na to, a vysvětlíme rozdíl mezi zálohováním a archivací dat.

Co je to zálohování dat?

Zálohování je proces ukládání důležitých dat na externí média, jako jsou pevné disky nebo cloudová úložiště. Hlavním účelem zálohování je zajistit možnost obnovení dat v případě jejich ztráty, jedná se tak o ochranu před nečekanými událostmi, jako jsou hardwarové závady, útoky hackerů, přírodní katastrofy nebo také lidské chyby.

Jak zálohovat data?

Ukládat můžete ručně, nebo automaticky, přičemž každý způsob má své výhody i nevýhody. Pokud se rozhodnete pro ruční neboli manuální zálohování dat, jednoduše zkopírujete vybraná data a přesunete je na své úložiště. Tento způsob má ovšem jednu velkou nevýhodu – na zálohování musíte neustále myslet a provádět ho osobně, ukládání tak nemusí být dostatečně pravidelné.

Naopak automatické zálohování dat probíhá v pravidelných intervalech a bez nutnosti vaší asistence. Pro tento způsob můžete využít program na zálohování dat a nastavit ukládání na konkrétní čas každý den či každý týden. Zároveň si v něm zvolíte, jaké soubory či složky se mají zálohovat. Automatický způsob zálohování dat poskytuje vyšší úroveň ochrany a minimalizuje riziko ztráty v důsledku lidské chyby nebo nedostatečné pravidelnosti.

Co je to archivace dat?

Archivování je přesun již neaktuálních dat na archivní média, ať už z firemních důvodů, nebo kvůli požadavkům daným legislativou. Hlavním účelem archivace je dlouhodobé uchování informací, přičemž prioritou není jejich rychlá obnova, ale zachování historických záznamů po delší časové období.

To se často týká daňových dokladů a účetních záznamů, které musíte ze zákona uchovávat po určitou dobu, a obecně všech souborů, které nejsou potřeba pro každodenní chod firmy.

Povinnost archivace dat

Povinnost archivovat data nastává ve chvíli, kdy uzavíráte daňové a účetní doklady, uchováváte je totiž pro případ kontroly ze strany finančního úřadu a kvůli dodržení zákona. Délka archivace se odvíjí od toho, zda jste plátci, nebo neplátci DPH a zda vedete daňovou, či účetní evidenci. Jakmile však zákonná lhůta archivace uplyne, můžete vše skartovat.

Jaký je rozdíl mezi zálohováním a archivací dat?

Zálohování i archivace spočívají v přenesení dat z jednoho úložiště do druhého za účelem jejich budoucího využití, tímto ale jejich podobnost končí. Existuje totiž několik zásadních rozdílů, například účel uchovávání dat, interval ukládání či typ použitého úložiště.

Hlavním rozdílem mezi archivací a zálohováním je typ ukládaných dat:

• Zálohování – ideální pro aktivní data, se kterými pracujete, upravujete je a používáte při své práci každý den. Patří sem například provozní informace, nedokončené dokumenty a probíhající projekty.
• Archivace – vhodná pro data, která už aktuálně nevyužíváte, například dokončená projektová dokumentace, korespondence, staré fotografie a videa, neaktuální informace apod.

Každý proces vyžaduje také specifický typ úložiště nebo zálohovacího systému:

• Zálohování – používají se rychlá přepisovatelná média s vysokou kapacitou zápisu a rychlou obnovou dat (například pevné disky, SSD disky, disková pole).
• Archivace – používají se odolná vysokokapacitní média (například magnetické pásky), která nemusejí být přepisovatelná.

Odlišnosti najdete také v intervalu ukládání dat:

• Zálohování – probíhá obvykle pravidelně (zpravidla v denním či týdenním intervalu).
• Archivace – probíhá nepravidelně, zejména když se objeví soubor vhodný k archivaci (například po účetní uzávěrce).

Kam ukládat firemní data?

Dříve stačilo uchovávat dokumenty v krabici nebo zásuvce, jenže doba pokročila a všechno se přesouvá do online prostředí. Zálohování firemních dat se tak stává snazší a bezpečnější variantou, přesto je uchovávání tištěných dokumentů stále jednou z dostupných možností.

Než začnete firemní dokumenty zálohovat, zvažte, kam je umístíte. Vybrat si totiž můžete ze dvou typů zálohování dat:

• Lokální zálohování dat – data se ukládají na fyzické úložiště ve vlastnictví firmy (externí pevné disky, flash disky a síťové disky).
• Online zálohování dat – data se ukládají na vzdálené servery umístěné v datových centrech poskytovatelů cloudových služeb (cloudové servery).

Nevýhodou lokálního zálohování je riziko ztráty dat v důsledku poškození nebo zničení fyzického úložiště, například při požáru, krádeži nebo technické poruše. K online zálohování vám naopak stačí internet a cloudové úložiště; oceníte také automatickou synchronizaci dat, šifrování během přenosu i odolnost vůči katastrofám.

Ať už si vyberete jakýkoli způsob ukládání i typ média, rozhodně svá data pravidelně zálohujte.

Zdroj fotografie: Tanoy1412 / Shutterstock.com